1. Γιατί υπάρχει αυτή η πολιτική
Ως πάροχος SaaS σε οργανισμούς υγείας στην Ελλάδα, διαχειριζόμαστε δύο διακριτές κατηγορίες δεδομένων:
- Δεδομένα οργανισμού (προγράμματα βαρδιών, βάρδιες, ρόλοι, τμήματα) — ανήκουν στον οργανισμό-πελάτη.
- Προσωπικά δεδομένα εργαζομένων (ονοματεπώνυμο, στοιχεία επικοινωνίας, ιστορικό αδειών, βάρδιες) — υπόκεινται στον GDPR και στην ελληνική εργατική νομοθεσία.
2. Περίοδοι διατήρησης
2.1 Ενεργοί λογαριασμοί & οργανισμοί
Τα δεδομένα διατηρούνται για όσο διάστημα ο οργανισμός παραμένει ενεργός πελάτης. Δεν τίθεται όριο.
2.2 Αρχειοθετημένοι εργαζόμενοι — 5 έτη
Όταν ένας διαχειριστής αρχειοθετήσει έναν εργαζόμενο (π.χ. αποχώρηση από τον οργανισμό), η εγγραφή του διατηρείται ώστε το ιστορικό βαρδιών, αδειών και αλλαγών να παραμένει αναγνώσιμο. Η περίοδος αυτή είναι 5 έτη από την ημερομηνία αρχειοθέτησης, σύμφωνα με το γενικό όριο διατήρησης εργατικών αρχείων στην Ελλάδα.
Μετά τα 5 έτη, ένα μηνιαίο job διαγράφει αυτόματα και αμετάκλητα την εγγραφή του εργαζόμενου μαζί με όλο το συνδεδεμένο ιστορικό (βάρδιες, αιτήματα αδειών, σχόλια). Η διαγραφή δεν μπορεί να αναιρεθεί.
2.3 Διαγεγραμμένοι οργανισμοί — 60 ημέρες χάριτος
Όταν ένας διαχειριστής διαγράψει τον οργανισμό του, ξεκινά μια 60-ήμερη περίοδος χάριτος κατά την οποία η συνδρομή μπορεί να επανενεργοποιηθεί χωρίς απώλεια δεδομένων. Μετά τις 60 ημέρες, όλα τα δεδομένα του οργανισμού διαγράφονται αυτόματα και αμετάκλητα.
2.4 GDPR δικαίωμα διαγραφής (Άρθρο 17)
Ένας μεμονωμένος χρήστης μπορεί να ζητήσει διαγραφή του λογαριασμού του οποτεδήποτε από τις Ρυθμίσεις → «Διαγραφή λογαριασμού». Η εγγραφή αντικαθίσταται με tombstone (όλα τα προσωπικά πεδία διαγράφονται) αμέσως. Το ίδιο το row διατηρείται για ακεραιότητα ξένων κλειδιών — π.χ. ώστε ένα παλιό σχόλιο να εξακολουθεί να συνδέεται με «(διαγραμμένος χρήστης)» αντί να σπάει το ιστορικό.
2.5 Λογιστικά & φορολογικά αρχεία
Τιμολόγια, αποδείξεις πληρωμής Stripe και άλλα λογιστικά στοιχεία διατηρούνται για 10 έτη από την έκδοση, όπως επιβάλλει ο Ελληνικός Κώδικας Βιβλίων & Στοιχείων.
2.6 Logs & backup
- Application logs: 90 ημέρες.
- Database backups: 14 ημέρες (κρυπτογραφημένα, offsite).
- Crash reports: 365 ημέρες.
3. Υπερβολική διατήρηση για συγκεκριμένους πελάτες
Πελάτες σε ρυθμιζόμενους κλάδους (π.χ. δημόσια νοσοκομεία, οντότητες με φορολογικές υποχρεώσεις διατήρησης 10 ετών) μπορούν να ζητήσουν παράταση της περιόδου διατήρησης για αρχειοθετημένους εργαζόμενους. Η παράταση καταγράφεται στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA).
4. Τι σημαίνει «αμετάκλητη διαγραφή»
«Αμετάκλητη διαγραφή» σημαίνει ότι το row και όλα τα FK-cascaded child
rows διαγράφονται από την βάση δεδομένων μέσω
ON DELETE CASCADE. Τα αντίγραφα ασφαλείας που περιέχουν την
εγγραφή κυλούν εκτός παραθύρου διατήρησης σε 14 ημέρες, οπότε η
διαγραφή θεωρείται ολοκληρωμένη μετά από 14 ημέρες από το cascade.
5. Επικοινωνία
Ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική διατήρησης ή αιτήματα παράτασης: privacy@timelyplan.gr.